O controle de compras da sua loja está bem feito?

Seja para empresas de grande, médio ou pequeno porte, realizar o controle de compras é essencial para garantir a lucratividade, abastecer o estoque, viabilizar as finanças e manter o negócio em perfeito funcionamento.

Quando a gestão de compras é feita de forma ineficaz ou insuficiente, a empresa sofre com grandes prejuízos que afetam os setores de vendas e estoque. Além disso, os clientes se aproximam cada vez mais da concorrência.

Em vista disso, separamos abaixo algumas dicas eficientes para você fazer um controle de compras adequado e manter o sucesso de sua loja. Confira!

Veja como fazer um controle de compras bem feito

Realizar um bom controle de compras requer planejamento, programas de qualidade, análise e relatórios. Se você obtiver um bom desempenho em cada um desses processos, já vai garantir compras muito bem controladas e assertivas.

Veja abaixo, com mais detalhes, o que é preciso fazer em cada uma das etapas citadas.

1- Elabore um planejamento

Sem planejamento ninguém consegue chegar a lugar algum. No controle de compras o princípio é o mesmo. Você precisa planejar muito bem suas compras a fim de evitar atrasos na entrega de fornecedores e, consequentemente, ausência de produtos para o cliente.

De forma simplificada, todo o planejamento na gestão de compras envolve os seguintes passos:

• Gerenciamento de fornecedores;
• Entendimento claro do material a ser comprado, com sua respectiva quantidade e data específica;
• Realizar a cotação de preços.

Diante disso, entenda que no planejamento você deve procurar os melhores preços, garantir que seus fornecedores vão realizar as entregas no prazo estabelecido e, claro, verificar a quantidade de itens no estoque para evitar faltas ou sobras.

Aliás, a verificação do estoque deve ser feita em primeiro lugar! Fazendo assim, você impede a insatisfação de clientes e o desperdício no estoque.

2- Faça uso de um programa de controle

Utilizar um programa para controlar as compras, vendas e estoque é fundamental para garantir um controle de compras de qualidade. Esses programas são automatizados e tem a função de integrar todos os departamentos da loja, tornando os processos mais alinhados.

Com a automação no sistema, você conta com os seguintes procedimentos:

• Módulo para controle de estoque;
• Emissão de relatórios gerenciais sobre movimentações financeiras, estoque, vendas etc.;
• Análise de fluxo das vendas;
• Realização de cotações online;
• Definição de cronograma de compras com base no giro de estoque;
• Cadastro dos fornecedores e dos produtos de forma automática.

Caso você não queira ou não possa investir em um sistema de controle automatizado, é possível realizar a gestão das compras por meio de uma planilha. Embora seja um pouco mais demorado, por ser feito manualmente, o recurso é muito útil para o controle de informações.

3- Realize uma análise de outras opções de fornecedores

A relação de sua loja com os fornecedores deve ser de confiança. Afinal, são eles que farão a entrega do principal material de seu negócio. Por esse motivo, o seu parceiro de negócios deve ser confiável a tal ponto que não atrase entregas e forneça preços saudáveis para sua margem de lucro.

Diante disso, o seu fornecedor deve:

• Apresentar credibilidade no mercado garantindo confiança;
• Oferecer flexibilidade na entrega;
• Disponibilizar preços atrativos, principalmente em casos de pagamentos à vista ou compras de grandes volumes;
• Disponibilizar produtos.

Por isso, é ideal que você conte com mais fornecedores e não hesite se caso precisar trocar de parceiros. Lembre-se de que é o seu negócio que está em jogo.

4- Utilize relatórios gerenciais para obter informações

Os softwares de gestão empresarial tem a capacidade de emitir relatórios gerenciais com informações que você pode utilizar para realizar um bom controle de compras.

Esses relatórios permitem a análise de pagamentos e recebimentos, o que possibilita realizar projeções para que você possa saber se terá dinheiro suficiente para fazer as compras.

Com esse recurso, você pode obter as seguintes informações:

• Cadastro de fornecedores e transportadores;
• Recebimentos e pagamentos;
• Quantidade de produtos vendidos e suas proporções;
• Produtos que estão em estoque;
• Cotações e compras realizadas.

Agora que você sabe o que deve ser feito para obter um controle de compras bem sucedido em sua loja, não deixe de realizá-lo. Lembre-se da importância desse procedimento e de como ele impacta a lucratividade do seu negócio e a satisfação dos seus clientes.