Como fazer o controle financeiro em empresas do varejo

Fazer o controle financeiro da vida pessoal e familiar já é um verdadeiro desafio. No contexto das empresas do varejo, não poderia ser diferente. E em tempos de crise, é ainda mais necessário dedicar-se para que a estratégia utilizada seja eficiente e traga bons resultados.

As preocupações do gestor com a parte de finanças são inúmeras. Elas envolvem recebimentos, pagamentos, despesas inesperadas, gastos com insumos, manutenções, capacitação dos funcionários, entre outras tantas.

É primordial usar ferramentas que otimizem essas tarefas e garantam a saúde financeira do negócio. O controle precisa ser bem feito e, dessa forma, são minimizadas as chances de surpresas desagradáveis. Além disso, a tomada de decisões sobre o futuro se tornam mais assertivas e pautadas em dados concretos.

Se você quer adotar um controle financeiro mais profissional e seguro, não pode perder as dicas de hoje. Vamos abordar algumas das premissas básicas para que a gestão do seu varejo se sustente e expanda cada vez mais a sua relevância no mercado. Vamos lá?

O que é e como funciona o controle financeiro da empresa?

O controle financeiro consiste na avaliação dos recursos disponíveis e na coordenação das atividades desempenhadas para o aumento da lucratividade de um negócio. Essa atividade é realizada através de relatórios e análises da situação do fluxo de caixa que viabilizam decisões sobre o patrimônio.

Para que esse processo aconteça, é preciso manter uma base de dados confiável. Ela deve conter todo o registro de contas e transações, bem como o controle de estoque e o controle bancário. Isso tudo precisa ser catalogado diariamente, de preferência com um bom sistema de automação comercial.

É com base nessas informações que o gestor consegue identificar gargalos operacionais e solucioná-los. Além disso, consegue identificar tendências de rentabilidade, de crescimento ou de endividamento.

Dentre as atividades que fazem parte do controle financeiro de uma empresa, estão:

• Análise da viabilidade de novos projetos;
• Controle do capital de giro;
• Identificação do volume de fundos;
• Previsões sobre faltas ou excedentes no orçamento;
• Redução de gastos desnecessários;
• Controle de eventuais fraudes ou desvios de recursos;
• Uso racional do dinheiro compatível com a realidade da empresa;
• Planejamento estratégico para possíveis expansões nos negócios.

O controle financeiro consegue fornecer ao administrador informações cruciais de produção, ganhos e desperdícios, assim ele pode promover um plano para otimizar tanto os lucros como o gasto, é importante que esse controle esteja sempre ativo.

Como fazer uma boa gestão financeira?

Para evitar erros na compilação de dados e na tomada de decisões, é fundamental que o controle financeiro seja realizado de maneira profissional. Para tanto, a tecnologia se mostra uma ótima aliada dos gestores. 

Quando o controle é computadorizado evitam-se erros e, principalmente, o desvio de foco ou má utilização do tempo. Os softwares de automação comercial são capazes de executar tarefas repetitivas, permitindo que o gestor se concentre no que realmente interessa. 

Plataformas online de gestão contam com módulos de controle financeiro que centralizam as informações de diversos setores da empresa. Elas podem ser consultadas com mobilidade à partir da internet, o que representa uma excelente solução para quem trabalha em home office. 

Além do uso de automação comercial, outras atitudes são importantes para quem almeja controlar melhor as contas da empresa:

• Planejamento e definição de metas: com um planejamento estratégico bem feito e metas claras, as ações do gestor e das equipes tornam-se mais eficientes, além de ser possível antecipar possíveis problemas e suas respectivas medicas de solução;
• Registro de dados: de nada adianta contar com um bom aparato tecnológico se o software não for alimentado diariamente com os dados sobre as transações realizadas e todas as informações pertinentes ao controle financeiro da companhia;
• Separação das contas da empresa e contas pessoais: especialmente nos micro e pequenos negócios, muitos gestores acabam misturando as contas pessoais com as da empresa, um erro que jamais deve ser cometido para que o negócio se sustente no longo prazo;
• Controle de estoque: boa parte do desperdício e perda de capital se dá na má administração do estoque. É preciso controlar a quantidade de mercadorias, evitando estoques superlotados ou a falta de produtos mais procurados pela clientela.

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